Sistemas de gestión del conocimiento en un entorno Lean Management

En los últimos meses he tenido varios grupos de alumnos en un curso que adapta la metodología lean a un entorno administrativo: Lean Office (“oficina esbelta”). It is to remove whatever is left, es decir, los despilfarros, y keep what is necessary, es decir, el valor añadido (aquello que verdaderamente demanda el cliente), so as to achieve increase productivity de las tareas.

Mediante la aplicación del Sistema Lean, se consiguen mejorar los procesos y reducir las ineficiencias. Greater involvement of the organization is achieved, hacer más con los mismos recursos y orientarse al cliente. Lean Office es una apuesta por una organización más eficiente, es decir, hacer más en menos tiempo y con los recursos necesarios.

Una vez situados en el entorno de trabajo adecuado, la idea que os quiero transmitir pasa por insertar un buen sistema de gestión del conocimiento. Esto es, que aspectos como la experiencia y las buenas prácticas de unos trabajadores se puedan compartir, transfer between departments or individuals and ultimately, be more productive based on a know-how’ far from lost, se documenta y se pone a disposición de la organización.

En el departamento de formación del Grupo Método, disponemos de un sistema integrado en una wiki, ordenada con precisión en función de si los documentos descargables son genéricos o relativos a una determinada área de conocimiento, para que sean fácilmente localizables por cualquier persona interesada.

Other forms of organization may be through an intranet, de un portal del empleado, de un buen archivo bien indexado o incluso de una aplicación para dispositivos móviles.

A mi modo de ver, y corroborado por el debate en mis grupos de alumnos, lo verdaderamente importante pasa por dos puntos: primero que el trabajo que exista detrás del sistema se aproveche en el día a día, and second that all workers positively valued the sharing of information, de manera que todo el conjunto se pueda aprovechar de cada una de las experiencias individuales.

Image Source: Knowledge Management Foundation.

El post Lean Management: lower costs, more productivity se publicó antes en Blog Grupo Método.

I recently attended a conference on DIS ISO 9001, borrador de la nueva norma de calidad que entrará en vigor este año. Mientras avanzaba la ponencia, y nos mostraban los nuevos enfoques de la Organización Internacional para la Estandarización, iba reflexionando e interrelacionando varios conceptos empresariales: Coaching in the company (esta vez desde un punto de vista directivo), el Business Process Management (el citado BPM) and the standard itself ISO 9001 (over a period opens transición de tres años, para su completa implantación).

Podéis pensar que me complico mucho o que el ponente no era muy bueno, but precisely the best of him that his reasoning was thought-provoking and poner en valor los cambios en la normativa.

Conforme se hablaba de la implicación de la dirección en la política de calidad, yo valoraba ese compromiso desde la óptica del coaching, pero cambiando la orientación de mi anterior post por una posición menos operativa y más directa sobre la influencia de los altos cargos de la organización en la estrategia y los procesos de trabajo.

En este punto me detendré en la gestión de procesos de negocio. Llevo unas semanas tutorizando un aguerrido grupo de alumnos en este tema, y me parece de lo más interesante; tanto en el modelado, como en los contenidos referidos al diseño de procesos, especialmente cuando se superan las barreras de las divisiones funcionales o por departamentos, el modo habitual de plantear un organigrama.

En la gestión por procesos, los departamentos pierden importancia y las operaciones se diseñan de modo transversal, pensando en las tareas y en los trabajadores, y menos en el organigrama. I think that los directivos tienen un papel muy importante actuando como coaches de las personas encargadas de definir estos procesos. Así se conformaría una ligazón de cara a una buena integración y entendimiento de estos flujos de información (procesos de trabajo), convertidos en mapa estratégico interno; representados por flujogramas.

Ejemplo de proceso de trabajo modelado en un flujograma.

Me diréis, in that you need to integrate the new ISO 9001. Correcto. No creo que a partir de unos flujogramas que nos modelen ciertos procesos tengamos cubierta la política de calidad, pero sí que con la mediación de los directivos como coaches influyentes podemos hacerla llegar, verla comunicada, y de paso, hit with the new orientation of quality standards based on enfoques cercanos a los procesos y, sobre todo, to identificación de riesgos.

Encontraremos desarrollados estos dos elementos principales del cambio en la norma ISO 9001 en los puntos 4.4 y 6.1 del borrador de la evolución de la norma para 2015. A efectos prácticos, los auditores no buscarán las desviaciones sobre los procedimientos de calidad y tratarán de que las corporaciones se centren en documentar evidencias de su buen hacer (política de calidad) y de identificar y actuar en consecuencia ante la identificación de los riesgos inherentes a su actividad e idiosincrasia como organización.

El post Procesos de Negocio y política de Calidad se publicó antes en Blog Grupo Método.

Lo que busco es que mejoremos la calidad del desempeño y la detección de necesidades formativas en una organización, en el nivel más operativo, gracias a los procesos de coaching.

En base a mi experiencia, veo que la preocupación por la formación habitualmente se reduce al momento de entrada en una empresa, a cursos puntuales de temáticas relacionadas con nuestro trabajo o bien a aprendizajes impuestos por cambios o evoluciones en las herramientas utilizadas. Sería interesante introducir procesos de trabajo propios del coaching en los planes formativos internos, de forma que las evaluaciones del desempeño de funciones se realicen con una óptica de mejora, y no sólo de auditoría.

Coaching organizacional: las evaluaciones de desempeño deben realizarse desde una óptica de mejora
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De esta manera los mandos intermedios deben sumergirse en la operativa diaria para, individualmente, realizar evaluaciones del trabajo (parte de una auditoría de calidad imprescindible hoy en día en cualquier organización). Por otra parte, dotamos de un mentor al trabajador, que se siente acompañado y motivado en su experiencia laboral, de cara a que los problemas o dificultades surgidos y su resolución, dinamicen el conjunto del equipo, tanto para encontrar grietas en su formación como para detectar nuevas necesidades formativas.

Si así lo hacemos, la labor de evaluar a un trabajador no sólo vendrá impuesta por las tareas de control, sino por las de formación interna, es decir, en este proceso más cercano al coaching que a una mera auditoría del trabajo realizado, el supervisor escucha, ayuda, pregunta y en base a ello puede facilitar estrategias o nuevas visiones para un mejor desempeño de las tareas de la persona evaluada, que pasa a tener un rol de coachee. De este modo, se abandonan valoraciones de premio / castigo, de realizar juicios y opiniones desde una posición de poder y se pasa a una relación más basada en la autoridad personal.

El post Evaluación del desempeño a través del coaching se publicó antes en Blog Grupo Método.

Imagen: Mediamatic

Increasingly, la tecnología se alía con cualquiera que tenga inquietudes y ganas de progresar en cualquier actividad profesional. En el ámbito de la formación debemos estar atentos a nuevos elementos que faciliten la relación profesor – alumno. We think that both in the classroom and in e-learning formats this relationship is the basis that makes knowledge flow., and whatever the modality chosen by the student, el apoyo de su docente le hará ganar en motivación y en disfrute de la materia.

Inside a classroom we must forget the classic orientation of giving a master class
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Nowadays, knowledge taken as something flat is available on multiple devices., and more than ever, the teacher's experience is vital. It's more, We must go further and try through the different profiles of the students, provide that group of people with their own identity, group. The creation of synergies must be sought and, when in doubt, problems and situations up for debate, the answer is not only from the teacher, but that a “army” de experiencias sumadas para dar respuesta desde varias ópticas.

To cite a technological element that can make us gain and expand these perspectives within the classroom, is the use of social networks as a focus that broadens our vision, with a cannon and taking advantage of Twitter functions we can search for interactions. This use is called backchannel y nos aporta información en tiempo real siendo muy útil para auditorios grandes y para aportaciones externas al grupo de personas presentes.

I very much agree with Enrique Dans; in his interview with Pilar López mentions on several occasions the value that a teacher must bring to the interaction with his students, as it says, In a face-to-face class, people are limited to a very limited and specific space – time y, por tanto, to the circumstances in which it is lived (time of day, displacements, limited time). That's why, that every element that helps us relate and extend that time will result in greater complicity and sharing not only more information, sino factores distintos a los que pueden aparecer en el aula.

Whether the training modality is mixed or online at 100%, The real advantage that we must achieve is not so much the availability of an e-learning platform that activates the 24 horas, or the possibility of holding sessions by videoconference, but the degree of participation in unshared time. Here technology plays in favor of the student, A trip by public transport or any time that would otherwise be wasted can become an excellent opportunity to read and respond to comments on a forum, de revisar un post al blog de la asignatura o de conversar a través del grupo de Facebook.

Ultimately it is about achieve extra communication channels to improve the student's training process.

El post Nuevos elementos tecnológicos aplicados a formación se publicó antes en Blog Grupo Método.